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Kalkulation mit Excel - Ein kleines Handbuch für Ihre Kalkulation

  1. Ermittlung der Einheitspreise mit einer freien Kalkulation in Excel
  2. Erfassung eines neuen Leistungsverzeichnis
  3. Preiserfassung mit Excel
  4. Neue Kalkulationsvorlage (Excel Preset) „Kalkulation 01“ erstellen
  5. Neue Kalkulationsvorlage (Excel Preset) „Kalkulation 02“ erstellen
  6. Einfache Kalkulationsformel erstellen

Kalkulation mit Excel

gaeb AVA bietet Ihnen in Verbindung mit Excel ein einfaches und zugleich mächtiges Werkzeug zur Erstellung komplexer Kalkulationen. Sie können unterschiedliche Kalkulationsvorlagen für die verschiedenen Projektanforderungen erstellen.

 

Ermittlung der Einheitspreise mit einer freien Kalkulation in Excel

Die nachfolgenden Beispiele zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie sich eigene Kalkulationsvorlagen in gaeb AVA zur Verwendung in Excel erstellen und diese Vorlagen praktisch einsetzen.

 

Erfassung eines neuen Leistungsverzeichnis

  • Starten Sie das Programm gaeb AVA.

 

Projektliste wählen

  • Öffnen Sie Projektverwaltung öffnen mit die „gaeb AVA Projektverwaltung“.

 

Projekt anlegen

  • Legen Sie mit Projekt anlegen ein neues Projekt an.

 

Neues Projekt Neues Projekt Name

  • Benennen Sie das neue Projekt: „Kalkulation mit Excel“. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Taste „Projekt anlegen“

 

LV öffnen

  • Öffnen Sie mit LV öffnen den Dialog „Leistungsverzeichnis bearbeiten“.

 

Titel und Positionen anlegen

  • Legen Sie mit Titel anlegen eine 2-stufige Struktur mit Titel und Untertitel an.
  • Legen Sie zweimal Position anlegen mit zwei Positionen an.
  • Starten Sie mit LV nummerieren die OZ Nummerierung.

 

LV nummerieren LV nummerieren Einstellung

  • Wählen Sie die Option „Komplettes LV“.
  • Starten Sie die OZ Nummerierung mit LV Nummerierung starten im oberen Bereich.

 

LV Liste mit Ordnungszahlen

  • Erfassen Sie den Langtext in allen vier Einträgen.
  • Erfassen Sei den Kurztext in den beiden Positionen.
  • Erfassen Sie die Mengen in beiden Positionen.

 

LV Liste mit Langtext

 

Preiserfassung mit Excel

 

Toolbar Excel-Import

  • Exportieren Sie das Leistungsverzeichnis mit Excel-Export in die Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“. Diese Datei befindet sich im Projektverzeichnis.

 

Toolbar Excel-Start

  • Öffnen Sie mit Excel-Start die Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“.

 

LV Excel ohne Einheitspreise

  • Tragen Sie die Einheitspreise in die Spate N für beide Positionen ein.

 

LV Excel mit neuen Spalten

  • Speichern Sie die Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“ und beenden Sie Excel.

 

Toolbar Excel Export

  • Importieren Sie mit Excel Export die Preise aus der Excel-Datei „„Kalkualtionsblatt.xls(x)“.

 

Meldung Excel Preise importieren

  • Bestätigen Sie die Meldung mit der Taste „Ja“

 

Der Abschluss des Preisimports aus Excel wird mit einer Meldung angezeigt.

Meldung Excel Preise importiert

  • Bestätigen Sie diese Meldung mit der Taste „OK“.

 

 LV Liste mit Einheitspreisen

  • Berechnen Sie mit LV rechnen die Gesamtbeträge und Summen des  Leistungsverzeichnisses. Hiermit ist die Preiserfassung abgeschlossen.

 

LV Liste mit Gesamtbeträgen und Titelsummen  

 

Neue Kalkulationsvorlage (Excel Preset) „Kalkulation 01“ erstellen

Die erste Runde der Preiserfassung mit Excel haben Sie mit der Standardvorlage durchgeführt. Sie können beliebig viele unterschiedliche Vorlagen erstellen. Vorlagen erstellen und verändern Sie in den Optionen.

 

Toolbar Einstellungen

  • Öffnen Sie mit Einstellungen den Dialog Optionen und wechseln Sie im Dialog auf die Seite „Excel Preset“.

 

Excel Vorlage Kalkulation

  • Legen Sie mit Excel Vorlage Kalkulation anlegeneinen neuen Excel Preset an.

 

Excel Vorlage Kalkulation anlegen Frage Namen  Excel Vorlage Kalkulation anlegen Name eingetragen

  • Geben Sie dem neuen Preset den Namen „Kalkulation 01“ und bestätigen Sie dies mit der Taste „OK“. Im nächsten Schritt entfernen Sie die für diese Vorlage nicht benötigten Einträge. Jeder Eintrag repräsentiert eine Spalte in der Excel-Datei.

 

Excel Vorlage Kalkulation relevante Felder markiert

  • Hierzu entfernen Sie das Häkchen in der Spalte „Aktiv“ in den betreffenden Einträgen.

Es handelt sich hierbei um folgende für dieses Beispiel nicht benötigte Einträge:

Unterbeschreibung, Kurztext, EPA1, EPA2, EPA3, EPA4, EPA5, EPA6, Zuschlagsprozent, Zuschlagsmerkmal, Bedarfsmerkmal, Grundwahlmerkmal, ZZG, EPA, Pauschal, AFBNR, Bezugsmerkmal, Wiederholung, Bezugsreferenz, STLNO, Freie Menge, Entfällt, Stundenlohn, Schwerpunkt, Unterbeschreibungsmenge, Unterbeschreibungspreis

Diese Einträge können jederzeit bei Bedarf wieder hinzugefügt werden.

 

Excel Vorlage Kalkulation Auswahl abgeschlossen

  • Sie entfernen mit Excel Vorlage Kalkulation nicht markierte Felder löschen alle deaktivierten Spalten.
  • Bestätigen Sie die Meldung mit der Taste „Ja“.

Excel Vorlage Kalkulation nicht markierte Felder löschen Sicherheitsabfrage

 

Excel Vorlage Kalkulation nicht markierte Felder gelöscht

  • Mit diesen Einstellungen exportieren Sie das Leistungsverzeichnis erneut mit Excel-Export in die Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“.

 

Da schon eine Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“ vorhanden ist, kommt eine Meldung.

Meldung Kalkulation überschreiben

  • Bestätigen Sie diese Meldung mit der Taste „Ja“.
  • Öffnen Sie die neue Excel-Datei und vergleichen Sie den Inhalt mit der ersten Version.

 

LV Excel mit neuen Spalten

Die im Preset entfernten Einträge sind in der Excel-Datei nicht mehr vorhanden.

 

Neue Kalkulationsvorlage (Excel Preset) „Kalkulation 02“ erstellen

  • Kopieren Sie mit Excel-Import den Preset „Kalkulation 01“ nach „Kalkulation 02“.

 

Neues Preset Abfrage Name Neues Preset Name

  • Geben Sie den neuen Namen ein und bestätigen dies mit der Taste „OK“.
  • Vergeben Sie im neuen Preset in der Spalte „Spalte“ fortlaufende Buchstaben für die Excel-Spalten von A bis G.

 

Excel Vorlage Kalkulation nicht markierte Felder gelöscht

  • Mit diesen Einstellungen exportieren Sie das Leistungsverzeichnis mit Excel-Export in die Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“.

 

LV Excel ohne Einheitspreise

Jetzt sind die verbleibenden Einträge lückenlos in der Excel-Datei eingetragen. Die Beispiele haben Ihnen gezeigt, wie Sie durch Einstellung in Excel Preset festlegen können, welche Informationen aus dem Leistungsverzeichnis wo in Excel ausgegeben werden.

 

Einfache Kalkulationsformel erstellen

 

In einer Excel-Vorlage können Sie auch neue Spalten mit Werten und Formeln hinzufügen. Damit haben Sie die Möglichkeit beliebig komplexe Kalkulationsansätze zu erstellen.

 

Excel Vorlage Kalkulation

  • Fügen Sie mit Excel Vorlage Kalkulation anlegen zwei neue Spalten hinzu.

 

Excel Vorlage Kalkulation neues Feld anlegen

  • Wählen Sie in beiden Fällen den Typ „Wert/Formel“ und bestätigen Sie die mit der Taste „OK“.
  • Nehmen Sie folgende Änderungen an den Einträgen vor:
  1. „Spalte“ der neuen Einträge in K und L ändern.
  2. „Feld Überschrift“ des ersten neuen Eintrags in „Einkaufspreis“ ändern.
  3. „Format“ in „Währung“ ändern.
  4. „Feld Überschrift“ des zweiten neuen Eintrags in „Aufschlag“ ändern.
  5. „Format“ in „Zahl“ ändern.
  6. „Wert/Formel“ in 1,15 für einen Aufschlag von 15% ändern.
  7. In Eintrag mit dem „Feld Typ“ Einheitspreis die Formel  =RC[K]*RC[L] in  „Wert/Formel“ eingeben.

Die Formeln werden wie in Excel erfasst. Da die Excel-Zeile sich von LV-Eintrag zu LV-Eintrag ändert, wird nur der Spaltenanteil eingegeben. Eine Excel-Spalte „B“ wird in gaeb AVA mit RC[B] bezeichnet.

 

Excel Vorlage Kalkulation mit neuen Feldern

  • Mit diesen Einstellungen exportieren Sie das Leistungsverzeichnis mit Excel-Export in die Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“.

 

LV Excel Kalkulation mit neuen Spalten und Preisen

Die neuen Felder sind vorhanden und in der Spalte „F“ ist im Beispiel der Zeile 4 die Formel ?K4*L4 hinterlegt. Diese Formel wurde aus der Vorgabe RC[K]*RC[L] erzeugt.

  • Geben Sie die Einkaufspreise in der Spalte „K“ ein. Die Einheitspreis, Gesamtbeträge und Summen werden in Excel automatisch gerechnet, da gaeb AVA alle notwendigen Formeln erzeugt hat.
  • Speichern Sie die Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“ und beenden Sie Excel.
  • Importieren Sie mit Excel-Import  die Preise aus der Excel-Datei „„Kalkualtionsblatt.xls(x)“.

 

LV Liste mit Einheitspreisen

  • Berechnen Sie mit LV rechnen die Gesamtbeträge und Summen des  Leistungsverzeichnisses.

 

LV Liste mit Gesamtbeträgen und Titelsummen