Kalkulation mit Excel - Ein kleines Handbuch für Ihre Kalkulation

1. Ermittlung der Einheitspreise mit einer freien Kalkulation in Excel
2. Erfassung eines neuen Leistungsverzeichnis
3. Preiserfassung mit Excel
4. Neue Kalkulationsvorlage (Excel Preset) „Kalkulation 01“ erstellen
5. Neue Kalkulationsvorlage (Excel Preset) „Kalkulation 02“ erstellen
6. Einfache Kalkulationsformel erstellen

Kalkulation mit Excel

gaeb AVA bietet Ihnen in Verbindung mit Excel ein einfaches und zugleich mächtiges Werkzeug zur Erstellung komplexer Kalkulationen. Sie können unterschiedliche Kalkulationsvorlagen für die verschiedenen Projektanforderungen erstellen.

Ermittlung der Einheitspreise mit einer freien Kalkulation in Excel

Die nachfolgenden Beispiele zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie sich eigene Kalkulationsvorlagen in gaeb AVA zur Verwendung in Excel erstellen und diese Vorlagen praktisch einsetzen.

Erfassung eines neuen Leistungsverzeichnis

• Starten Sie das Programm gaeb AVA.

• Öffnen Sie mit die „gaeb AVA Projektverwaltung“.

• Legen Sie mit ein neues Projekt an.

• Benennen Sie das neue Projekt: „Kalkulation mit Excel“. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Taste „Projekt anlegen“

• Öffnen Sie mit  den Dialog „Leistungsverzeichnis bearbeiten“.

• Legen Sie mit  eine 2-stufige Struktur mit Titel und Untertitel an.
• Legen Sie zweimal mit zwei Positionen an.
• Starten Sie mit die OZ Nummerierung.

• Wählen Sie die Option „Komplettes LV“.
• Starten Sie die OZ Nummerierung mit  im oberen Bereich.

• Erfassen Sie den Langtext in allen vier Einträgen.
• Erfassen Sei den Kurztext in den beiden Positionen.
• Erfassen Sie die Mengen in beiden Positionen.

Preiserfassung mit Excel

• Exportieren Sie das Leistungsverzeichnis mit in die Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“. Diese Datei befindet sich im Projektverzeichnis.

• Öffnen Sie mit die Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“.

• Tragen Sie die Einheitspreise in die Spate N für beide Positionen ein.

• Speichern Sie die Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“ und beenden Sie Excel.

• Importieren Sie mit  die Preise aus der Excel-Datei „„Kalkualtionsblatt.xls(x)“.

• Bestätigen Sie die Meldung mit der Taste „Ja“

Der Abschluss des Preisimports aus Excel wird mit einer Meldung angezeigt.

• Bestätigen Sie diese Meldung mit der Taste „OK“.

• Berechnen Sie mit  die Gesamtbeträge und Summen des  Leistungsverzeichnisses. Hiermit ist die Preiserfassung abgeschlossen.

Neue Kalkulationsvorlage (Excel Preset) „Kalkulation 01“ erstellen

Die erste Runde der Preiserfassung mit Excel haben Sie mit der Standardvorlage durchgeführt. Sie können beliebig viele unterschiedliche Vorlagen erstellen. Vorlagen erstellen und verändern Sie in den Optionen.

• Öffnen Sie mit  den Dialog Optionen und wechseln Sie im Dialog auf die Seite „Excel Preset“.

• Legen Sie mit einen neuen Excel Preset an.

• Geben Sie dem neuen Preset den Namen „Kalkulation 01“ und bestätigen Sie dies mit der Taste „OK“. Im nächsten Schritt entfernen Sie die für diese Vorlage nicht benötigten Einträge. Jeder Eintrag repräsentiert eine Spalte in der Excel-Datei.

• Hierzu entfernen Sie das Häkchen in der Spalte „Aktiv“ in den betreffenden Einträgen.

Es handelt sich hierbei um folgende für dieses Beispiel nicht benötigte Einträge:

Unterbeschreibung, Kurztext, EPA1, EPA2, EPA3, EPA4, EPA5, EPA6, Zuschlagsprozent, Zuschlagsmerkmal, Bedarfsmerkmal, Grundwahlmerkmal, ZZG, EPA, Pauschal, AFBNR, Bezugsmerkmal, Wiederholung, Bezugsreferenz, STLNO, Freie Menge, Entfällt, Stundenlohn, Schwerpunkt, Unterbeschreibungsmenge, Unterbeschreibungspreis

Diese Einträge können jederzeit bei Bedarf wieder hinzugefügt werden.

• Sie entfernen mit  alle deaktivierten Spalten.
• Bestätigen Sie die Meldung mit der Taste „Ja“.

• Mit diesen Einstellungen exportieren Sie das Leistungsverzeichnis erneut mit  in die Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“.

Da schon eine Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“ vorhanden ist, kommt eine Meldung.

• Bestätigen Sie diese Meldung mit der Taste „Ja“.
• Öffnen Sie die neue Excel-Datei und vergleichen Sie den Inhalt mit der ersten Version.

Die im Preset entfernten Einträge sind in der Excel-Datei nicht mehr vorhanden.

Neue Kalkulationsvorlage (Excel Preset) „Kalkulation 02“ erstellen

• Kopieren Sie mit  den Preset „Kalkulation 01“ nach „Kalkulation 02“.

• Geben Sie den neuen Namen ein und bestätigen dies mit der Taste „OK“.
• Vergeben Sie im neuen Preset in der Spalte „Spalte“ fortlaufende Buchstaben für die Excel-Spalten von A bis G.

• Mit diesen Einstellungen exportieren Sie das Leistungsverzeichnis mit  in die Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“.

Jetzt sind die verbleibenden Einträge lückenlos in der Excel-Datei eingetragen. Die Beispiele haben Ihnen gezeigt, wie Sie durch Einstellung in Excel Preset festlegen können, welche Informationen aus dem Leistungsverzeichnis wo in Excel ausgegeben werden.

Einfache Kalkulationsformel erstellen

In einer Excel-Vorlage können Sie auch neue Spalten mit Werten und Formeln hinzufügen. Damit haben Sie die Möglichkeit beliebig komplexe Kalkulationsansätze zu erstellen.

• Fügen Sie mit  zwei neue Spalten hinzu.

• Wählen Sie in beiden Fällen den Typ „Wert/Formel“ und bestätigen Sie die mit der Taste „OK“.
• Nehmen Sie folgende Änderungen an den Einträgen vor:

1. „Spalte“ der neuen Einträge in K und L ändern.
2. „Feld Überschrift“ des ersten neuen Eintrags in „Einkaufspreis“ ändern.
3. „Format“ in „Währung“ ändern.
4. „Feld Überschrift“ des zweiten neuen Eintrags in „Aufschlag“ ändern.
5. „Format“ in „Zahl“ ändern.
6. „Wert/Formel“ in 1,15 für einen Aufschlag von 15% ändern.
7. In Eintrag mit dem „Feld Typ“ Einheitspreis die Formel  =RC[K]*RC[L] in  „Wert/Formel“ eingeben.

Die Formeln werden wie in Excel erfasst. Da die Excel-Zeile sich von LV-Eintrag zu LV-Eintrag ändert, wird nur der Spaltenanteil eingegeben. Eine Excel-Spalte „B“ wird in gaeb AVA mit RC[B] bezeichnet.

• Mit diesen Einstellungen exportieren Sie nach der Änderung das Leistungsverzeichnis mit  in die Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“.

Die neuen Felder sind vorhanden und in der Spalte „F“ ist im Beispiel der Zeile 4 die Formel ?K4*L4 hinterlegt. Diese Formel wurde aus der Vorgabe RC[K]*RC[L] erzeugt.

• Geben Sie die Einkaufspreise in der Spalte „K“ ein. Die Einheitspreis, Gesamtbeträge und Summen werden in Excel automatisch gerechnet, da gaeb AVA alle notwendigen Formeln erzeugt hat.
• Speichern Sie die Excel-Datei „Kalkualtionsblatt.xls(x)“ und beenden Sie Excel.
• Importieren Sie mit   die Preise aus der Excel-Datei „„Kalkualtionsblatt.xls(x)“.

• Berechnen Sie mit  die Gesamtbeträge und Summen des  Leistungsverzeichnisses.